Документы и классификация с ИИ
Автоматическая классификация документов: счета, акты, заявки, письма
Классификация определяет тип входящего документа и маршрут обработки. Она полезна, когда файлы приходят в общий канал, называются по-разному и требуют разных ответственных.
Что такое классификация документов
Система получает письмо или файл и относит его к утверждённой категории: счёт, акт, заявка, договор, приложение или иное. Результат включает категорию, степень уверенности и ссылку на оригинал.
Классификация не равна полной обработке. После неё отдельные правила извлекают поля, проверяют комплектность и создают задачу.
Какие типы документов можно распознавать
- счета, акты, накладные и платёжные документы;
- заявки клиентов и внутренние запросы;
- договоры, приложения и дополнительные соглашения;
- письма по темам: оплата, поставка, претензия, согласование;
- анкеты, отчёты и заполненные формы.
Категории должны соответствовать разным действиям. Если два типа всегда идут одному сотруднику и обрабатываются одинаково, разделять их на первом этапе необязательно.
Как связать классификацию с процессом
Для каждой категории задайте очередь, обязательные поля, срок, ответственного и исключения. Точные правила должны срабатывать после классификации: например, счёт проверяется на номер, дату, поставщика и дубль.
Общий подход к операциям с файлами описан в статье об автоматизации документов.
Пример: входящая почта с PDF-вложениями
- Система сохраняет письмо, вложения и данные отправителя.
- Каждое вложение получает отдельный идентификатор.
- Классификатор определяет тип и степень уверенности.
- Уверенные результаты запускают подходящий маршрут.
- Спорные файлы попадают сотруднику с предложенной категорией.
- Исправление сотрудника сохраняется для проверки качества.
Для счетов такой маршрут показан в кейсе почтового реестра; для комплектов файлов — в кейсе подготовки пакета на согласование.
Соберём категории, маршруты и набор примеров для проверки качества.
Разобрать поток документовКогда классификации недостаточно
Категория не отвечает на вопросы о комплектности, корректности реквизитов, соответствии договору или наличии дубля. Эти проверки требуют собственных правил и источников данных.
Если документ плохо читается, содержит несколько типов сразу или относится к новой категории, система должна остановиться и запросить решение сотрудника.
Как проверять качество
| Проверка | Зачем нужна |
|---|---|
| Набор типичных файлов | Показывает качество на основном потоке |
| Похожие категории | Выявляет частые смешения, например счёт и акт |
| Плохие сканы | Проверяет безопасную передачу человеку |
| Новые форматы | Показывает поведение вне известных примеров |
| Исправления сотрудников | Помогает находить системные ошибки |
Считайте качество по каждой категории отдельно. Общая высокая доля правильных ответов может скрывать слабый результат по редкому, но важному типу документа.