Финансы · Документы · Email · Excel · PDF
Входящие счета из электронной почты собираются в единый реестр
Бухгалтер видит дату, отправителя, сумму, файл и ссылку на исходное письмо без ручного списка.
Исходная задача
Счета переносили из писем в отдельную таблицу вручную
Поставщики присылали счета в PDF на общий почтовый ящик. Сотрудник открывал письмо и вложение, переписывал дату, номер, отправителя и сумму в Excel.
Если требовалось уточнение, исходное письмо приходилось искать по теме, отправителю или названию файла. Часть счетов могла остаться только в почте и не попасть в рабочий список.
Решение
Система находит счета, читает реквизиты и сохраняет связь с письмом
Неуверенно распознанные поля остаются на проверке, поэтому сотрудник видит, какие записи нельзя принимать автоматически.
-
01
Получение писем
Система проверяет выбранную папку общего почтового ящика.
-
02
Отбор счетов
Письма с PDF-счетами отделяются от переписки и других файлов.
-
03
Разбор реквизитов
Из файла извлекаются номер, дата, поставщик и итоговая сумма.
-
04
Запись в реестр
Строка получает файл и ссылку на исходное письмо.
Демо-интерфейс · элементы можно нажимать
Реестр полученных счетов
Найдите счёт, выберите строку, откройте источник и отметьте проверку. Все компании, письма и суммы вымышлены.
4 июля 2026
Реестр счетов
| Счёт | Поставщик | Дата | Сумма | Состояние |
|---|---|---|---|---|
| Вектор Снаб | 04.07.2026 | 186 400 ₽ | Готово | |
| Линия Офис | 04.07.2026 | 42 780 ₽ | Проверить | |
| Альфа Печать | 03.07.2026 | 68 250 ₽ | Готово |
По выбранным условиям счетов нет.
Показано 3 счета.
Интерфейс подготовлен Studio AI для демонстрации решения
Результат
Рабочий список обновляется вместе с входящей почтой
- Каждый найденный счёт получает отдельную строку в реестре.
- Номер, дата, поставщик и сумма переносятся из PDF.
- Из строки можно вернуться к исходному письму и вложению.
- Сомнительные поля отделены от готовых к обработке счетов.
- Источник
- Email + PDF
- Результат
- Реестр Excel
Экономический эффект
Экономия считается после замера регистрации и поиска счетов
До замера эффект не заявляется. В расчёт входит только время, которое сотрудник раньше тратил на ручную работу.
- Количество счетов
- N
- Время регистрации и поиска
- T часов
- Стоимость часа
- R ₽
N × T × R = модельная экономия за период
Ограничения и допущения
Правила отбора писем нужно согласовать до запуска
До внедрения определяются почтовые папки, допустимые форматы, признаки счёта и набор обязательных реквизитов. Защищённые, повреждённые и плохо читаемые PDF направляются на проверку.
Реестр не подтверждает корректность банковских реквизитов и не проводит оплату. Доступ к письмам и файлам выдаётся только сотрудникам с нужными правами.
Инструменты
Почта остаётся источником, Excel — рабочим реестром
Сервис читает выбранный почтовый ящик, получает PDF-вложения и переносит нужные поля в реестр. Ссылка на письмо сохраняет контекст переписки и позволяет быстро открыть оригинал.
Похожие задачи: сортировка договорных вложений из почты, сбор документов в единый PDF и сравнение версий договора. Другие решения собраны в разделе кейсов и списке услуг.
Следующий шаг
Обсудим, как счета приходят в вашу компанию
Разберём почтовые папки, форматы файлов, поля реестра и порядок проверки.
Обсудить задачу