Документы · Email · PDF · Word
Договорные вложения получают понятные имена и нужные папки
Система разбирает файлы из переписки, проверяет дубли и сохраняет документы по контрагентам.
Исходная задача
Каждое вложение сохраняли и переименовывали вручную
Договоры, приложения, протоколы и акты приходили в общей переписке. Сотрудник скачивал файл, открывал его, определял контрагента и переносил в нужную папку.
Названия вроде «scan.pdf» и «Договор новый (2).docx» мешали поиску. При повторной отправке появлялись дубли, а связь файла с исходным письмом терялась.
Решение
Вложения проходят единый разбор перед сохранением
Система не заменяет спорные файлы молча: неоднозначные случаи остаются в отдельной очереди на проверку.
-
01
Получение писем
Обрабатываются только выбранный ящик и нужные цепочки.
-
02
Разбор вложений
Определяются контрагент, тип документа, номер и дата.
-
03
Единое имя
Файл получает название по согласованному шаблону.
-
04
Папка и проверка
Дубли и неясные документы отделяются до сохранения.
Демо-интерфейс · элементы можно нажимать
Очередь договорных вложений
Выберите письмо, проверьте найденные признаки и запустите сохранение. Все названия и адреса вымышлены.
Почта проверена в 10:42
Шаг 1
Новые письма
Письма не удаляются. Сохраняются отправитель, тема и дата.
Шаг 2
Проверка файла
Подписанный договор поставки
- Контрагент
- ООО «Альта»
- Документ
- Договор поставки № 47
- Папка
- /Альта/Договоры/2026/
Альта_Договор-47_2026-07-03.pdf
Шаг 3
Папки контрагентов
- А Альта_Договор-47_2026-07-03.pdf Альта / Договоры / 2026 Готово
- О Орлова_Протокол_2026-07-03.docx Орлова / Протоколы / 2026 Готово
- В Вектор_Приложение-3_2026-07-03.pdf Вектор Плюс / Приложения / 2026 Готово
Перед сохранением система проверит имена и дубли.
Интерфейс подготовлен Studio AI для демонстрации решения
Результат
Сотрудник проверяет исключения, а не каждый файл
Название и папка формируются по единым правилам. Исходное письмо остаётся доступным для проверки.
Вместо ручного разбора
Новые вложения и спорные случаи видны в одном окне.
Для названий файлов
Контрагент, тип, номер и дата читаются без открытия файла.
Папка и дубль
Файл не перезаписывает существующий документ молча.
Экономический эффект
Экономия в рублях определяется после замера
До запуска эффект не заявляется. Для расчёта нужно измерить число вложений и время на исключённые действия.
Вложения × исключённые действия × минуты на действие ÷ 60
× стоимость часа = эффект в ₽Сокращение ошибок и времени поиска без подтверждённых данных в расчёт не включается.
Ограничения и допущения
Спорные документы не сохраняются без проверки
До настройки согласуются почтовый ящик, структура папок, шаблон имени, типы документов и правила хранения писем.
Файлы с паролем, повреждённые вложения и документы без надёжных признаков контрагента остаются в очереди. Доступ к почте и хранилищу получает отдельная рабочая учётная запись.
Инструменты
Email даёт источник, PDF и Word — содержимое
Email передаёт письмо и вложения. PDF и Word разбираются по согласованным признакам, после чего файлы попадают в действующее хранилище компании.
Смежные задачи показаны в кейсах проверки комплектности заявки, разбора требований тендера и подготовки документов по шаблону.
Обсудить задачу
Настроим разбор вложений под ваши папки
Согласуем типы документов, шаблон имени и правила проверки до начала настройки.