Проверка документов перед отправкой клиенту или партнёру

Какие ошибки чаще всего попадают в документы

В готовый файл могут попасть чужие реквизиты, старая версия условий, пустое обязательное поле, неверная сумма или приложение, которое забыли вложить. Причина часто не в невнимательности одного сотрудника, а в ручном переносе данных между письмами, таблицами и шаблонами.

Отдельная группа ошибок связана с версиями: согласовали один договор, а на подпись отправили другой. Такой риск показан в кейсе сравнения подписанного договора с согласованной версией.

Что можно проверять автоматически

• наличие обязательных разделов, полей и приложений;
• формат реквизитов, дат, номеров и единиц измерения;
• совпадение сумм в строках и итогах;
• соответствие значений утверждённым справочникам;
• отличия от согласованной или типовой версии;
• комплектность пакета перед оплатой или отправкой.

Проверка должна выдавать не общий ответ «есть ошибка», а место, правило и ожидаемое действие сотрудника.

Правила, справочники, реквизиты и суммы

Каждое правило оформляют как проверяемое условие: «ИНН заполнен», «валюта входит в список», «итог равен сумме строк», «скидка выше 15% требует согласования». Рядом указывают критичность, владельца правила и дату его обновления.

Справочники тоже требуют владельца. Если список банковских реквизитов или допустимых условий устарел, автоматическая проверка будет последовательно выдавать неверный результат. Поэтому версия правил должна сохраняться вместе с отчётом.

Пример: проверка экспортного пакета

Для экспортного пакета система может сверить стороны сделки, валюту, коды и количество товаров, суммы, даты, номера документов и наличие обязательных вложений. Результат удобно показывать списком: пройдено, требуется исправление, требуется решение человека.

Схожий процесс используется в кейсе проверки комплекта платёжных документов: программа собирает сведения из пакета и показывает, чего не хватает до передачи дальше.

Что должен подтверждать человек

Сотрудник принимает решения, которые нельзя свести к однозначному правилу: допустим ли риск по нестандартному условию, можно ли принять формулировку контрагента, соответствует ли сделка текущей договорённости. Система должна показать контекст, но не скрывать неопределённость.

Для значимых документов полезен принцип двух этапов: программа проверяет формальные условия, затем ответственный подтверждает смысл и разрешает отправку. В журнале остаются результат проверки, версия файла и имя подтвердившего.

Как оформить список проверок

1. Соберите 10–20 реальных документов с типичными ошибками.
2. Запишите каждую проверку отдельным понятным условием.
3. Разделите блокирующие ошибки и предупреждения.
4. Назначьте владельца правил и справочников.
5. Проверьте список на новых документах до включения блокировки.

Общая схема работы с файлами описана в статье об автоматизации документов.