HR · Документы · Excel · Email
Кадровый специалист видит, каких документов не хватает у новичка
Кадровый специалист видит комплектность по каждому новичку и отправляет перечень только недостающих документов.
Исходная задача
Комплектность проверялась по папкам, письмам и отдельной таблице
Кадровый специалист открывал файлы сотрудника, отмечал полученное в Excel и вручную составлял письмо с недостающими позициями.
Один документ мог остаться без отметки, а сотрудник получал общий список вместо точного запроса.
Решение
Единый перечень требований показывает готовность комплекта и следующее действие
- Задаём обязательные документы по типу оформления.
- Связываем полученные файлы со строкой сотрудника и отмечаем дату.
- Показываем недостающие позиции и срок предоставления.
- Формируем персональное письмо только по отсутствующим документам.
Демо-интерфейс · элементы можно нажимать
Комплектность документов новых сотрудников
Выберите новичка, проверьте недостающие позиции и подготовьте точное напоминание.
Реестр синхронизирован
- Новичков в работе
- 8
- Комплект готов
- 5
- Ждём документы
- 3
Рабочая очередь
Сотрудники на оформлении
HRD-52
Алина Фёдорова
Не хватает 2 документов- Получено
- Паспорт, СНИЛС, заявление
- Не хватает
- ИНН, согласие на обработку
Выберите запись и проверьте данные перед действием.
Интерфейс подготовлен Studio AI для демонстрации решения
Результат
По каждому новичку видны комплектность, срок и точный список недостающего
Кадровый специалист работает с исключениями, а сотрудник не получает повторный запрос уже переданных файлов.
Экономический эффект
Эффект измеряется после запуска на фактическом объёме
До замера эффект не заявляется. Модельная формула показывает, какие исходные данные нужно собрать.
- Приёмов сотрудников
- N
- Время проверки и письма
- T минут
- Стоимость часа
- R ₽
N × T ÷ 60 × R = измеримая экономия за период
Кадровый специалист не сверяет папки и не пишет каждому новичку отдельный перечень.
Ограничения и допущения
Состав документов зависит от типа оформления и внутренних правил
Нужны перечни обязательных документов, правила названий файлов, сроки и ответственные за проверку.
Файл с непонятным названием остаётся на ручной проверке и не считается автоматически принятым.
Инструменты
Excel показывает комплектность, Email отправляет персональный запрос
Сценарий сопоставляет требования с отметками реестра и формирует письмо только из незакрытых позиций.
Похожие задачи: сортировка вложений, сбор комплекта документов, проверка комплектности заявки. Другие решения собраны в разделе кейсов и списке услуг.
Следующий шаг
Соберём перечни документов по типам оформления
Покажите текущую таблицу, структуру папок и пример письма новичку.
Обсудить задачу