Studio AI 1 Обсудить задачу

Отчёты · Excel · Email

Руководитель получает еженедельную сводку из Excel по почте

Руководитель получает показатели, отклонения и просрочки в одном письме вместо ручной проверки нескольких файлов.

Исходная задача

Перед планёркой руководитель открывал несколько таблиц и собирал итоги вручную

Отделы вели продажи, проекты и оплату счетов в отдельных Excel-файлах. Чтобы увидеть состояние недели, руководитель открывал каждый файл, ставил фильтры и переносил нужные строки в письмо или заметки.

Формат сводки зависел от свободного времени. Отклонения и просрочки могли затеряться среди обычных строк, а подготовка повторялась перед каждой еженедельной встречей.

Решение

Система читает согласованные строки и выделяет то, что требует внимания

Показатели и правила отклонений задаются заранее. Исходные таблицы остаются на месте, а руководитель получает короткую сводку по расписанию.

  1. 01

    Получение файлов

    Система забирает актуальные версии рабочих Excel-таблиц.

  2. 02

    Проверка строк

    Нужные листы и столбцы приводятся к согласованному виду.

  3. 03

    Поиск отклонений

    Сроки, планы и оплаты сравниваются с заданными условиями.

  4. 04

    Отправка сводки

    Ключевые итоги и ссылки на источники приходят одним письмом.

Демо-интерфейс · элементы можно нажимать

Сводка за рабочую неделю

Переключите вид, выберите отклонение и отправьте сводку. Компании, показатели и адреса вымышлены.

Пульс недели Управленческая сводка
29 июня — 3 июля Рабочая неделя № 27

Ключевые показатели

Итоги недели

Выручка
2,18 млн ₽

▼ 9% к плану

Проекты в работе
14

2 требуют решения

Просроченные оплаты
410 000 ₽

2 счёта

Заявки в срок
96%

✓ По плану

Отклонения и итоги

4 пункта

Интерфейс подготовлен Studio AI для демонстрации решения

Результат

Одна сводка показывает состояние недели и точки для решения

  • Показатели собираются из согласованных Excel-таблиц по расписанию.
  • Отклонения от плана и просрочки выделяются отдельным списком.
  • В сводке остаются названия исходных файлов и листов.
  • Руководитель получает письмо в одном и том же формате каждую неделю.
Источники
Excel
Результат
Сводка Email

Экономический эффект

Экономия считается после замера еженедельной подготовки

До замера эффект не заявляется. В расчёт входит только время руководителя или сотрудника, который раньше проверял таблицы вручную.

Модельная формула
Проверок в месяц
N
Сэкономленное время
T часов
Стоимость часа
R ₽

N × T × R = модельная экономия за месяц

Ограничения и допущения

Структура таблиц и правила отклонений должны быть стабильными

До запуска согласуются файлы, листы, названия столбцов, показатели и допустимые отклонения. Если сотрудники меняют структуру таблиц, правила сбора нужно обновлять.

Сводка показывает данные из источников, но не подтверждает их достоверность. Ответственные продолжают проверять исходные цифры и принимать управленческие решения.

Инструменты

Excel остаётся рабочим источником, Email — каналом доставки

Сервис получает таблицы из согласованной папки, читает нужные строки, рассчитывает отклонения и формирует письмо. В сводке указывается источник каждого важного пункта.

Похожие задачи: список сделок без следующего шага, сверка экспортных продаж и реестр входящих счетов. Другие решения собраны в разделе кейсов и списке услуг.

Следующий шаг

Обсудим ваши таблицы и формат еженедельной сводки

Определим источники, показатели, правила отклонений и получателей письма.

Обсудить задачу